指定したフォルダ内のファイルをリスト化してくれるエクセルマクロの紹介です。パソコンのフォルダ内の目次を作ってくれます。
Googleデスクトップをインストールするのはちょっと…という人や、ファイルはフォルダで日付や属性で分類して管理するのが一番と思っている人、そしてそんな部署に導入オススメ！なかなか便利に使えると思います。
※2008/2/23 加筆修正しました。
誰でもわかる！フォルダのもくじ
定例の会議資料が職場の共有パソコンに入ってる。ファイルは定例会議の日付ごとにフォルダにまとめられている。これって昔からのベーシックなフォルダ管理方法。一番わかりやすくて一番管理しやすい（と思い込んでる？）方法だったりする。
でも「あの資料はどこだっけ？」となると、この日付ごとのフォルダ管理はうっとうしい。強力で便利なGoogleデスクトップで検索してファイル取り出すこともあるけど、キーワード違いで見つからないこともある。もちろんGoogleデスクトップを入れていない同僚もいるわけで、電子データのくせになかなかスムーズに取り出せないことが多い。
さてどうすれば効率よくファイルにアクセスできるんだろう。そして誰でも簡単にとなると使い慣れたインデックス方式がいいのかな。そうなるとルートフォルダにもくじになるリストは必要だなぁ…。そんな結論にいたってソフトを探してみた。いろいろなフリーソフトがあったけど、選んだのはこれ！
FortCell – ファイルリストアップ
http://www.fortcell.com/persys/sample/02.html
決め手はエクセルベースでだれでも使えること。誰でもってのは会社では結構大事。ソフトインストールだって基本はダメだからね。マクロを有効にすることだけみんなが理解できればあとは簡単。フォルダを指定してボタンを押すだけでファイルのリストを作ってくれます。
「ファイルリストアップ」のファイル名は変更しても問題みたい。なので共有パソコンの各資料のルートフォルダには、「○○会議資料もくじ」なんて名前でこのエクセルを投げ込んである。シート名も変更は大丈夫。「○月×日更新もくじ」なんてシート名にしてもＯＫ。フォルダ階層ごとにセル位置が下がっていく（ちょっと変な表現ですが）のと、フォルダごとに色がつけられているのでわかりやすい。また自動で名前順にソートされてるのでファイル名をキーにしたファイル探しはけっこうラクラクできる。
指定したフォルダ内のファイルリストを作ってくれるエクセルマクロ
エクスプローラーを開くとデフォルトはアイコン表示。これだとファイル名が全部表示されない。表示を詳細にすれば全部表示されるけど、これも普通の人には抵抗があったりする。なので使い慣れたエクセルにリストとして表示されるのはとてもわかりやすいって、部署内では評判だったりする。
実際に使ってみて思いのほか良かったのは、ハイパーリンクでファイルを開くことができること。Googleデスクトップなんかではあたりまえなんですが、そういうのに慣れてない人にはこのハイパーリンクでファイルが開けるのがとても新鮮みたい。
最後にこのソフトを利用してみてわかったことは、ファイル名ってなんていいかげんなんだろうってこと。「検証資料」って何の検証なの？「新規Microsoft Excel ワークシート.xls」ってそのまんまじゃん！めんどくさくてもフォルダで資料を管理をするのであれば、何を何のためにどのようにしたファイルって分かるような名前付けしないと探せないですね。（もちろんそれを可能とするのがGoogleデスクトップなんでしょうが…。）
このソフトを開発された有限会社 FortCell（フォートセル）では、市販ソフトのマクロ機能を使ったミニソフトやシステムを提供しているみたいですね。たしかにエクセルのマクロだけでも結構いろいろできる。自分も少しは部署内で利用してるマクロを作っているけど、時間と手間を考えるとこうした外注もライフハックかもしれないなぁ。
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