GTDツールのなかでToDo管理やリマインダーは、check*padとR*Padを使っていました。シンプルな設計とサクサク感でお気に入りのツールです。
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目標管理ツール – checkpad.jp |
スケジュール管理ツール – rpad.jp |
でもシンプルがゆえに使い方には工夫が必要。最近はRemenber The Milk中心になってはきていますが、せっかくなのでこれまで使ってきたcheck*padとR*padの自分なりの使い方をまとめておきます。
GTDで行動をアクションレベルにまで分解するために
○○の資料作成！なんてチェック項目をついつい登録してしまいます。でもこれではGTDの考え方ではダメ。もっと具体的な単純な行動に落とします。その際の check*padの使い方は以下のとおり。
- 元になるチェック項目（GTDでいうところのプロジェクト） ”○○の資料作成”をコピー
- 新しいチェック項目を追加
- さきほどの”○○の資料作成”を貼付
- そのあとに具体的な行動をNoをつけながら入力
- 頭から順に大きな行動→中くらいの行動→小さな行動に考えていくのがポイントです。
例）
- ○○の資料作成 １）材料あつめ １）インターネットで
- ○○の資料作成 １）材料あつめ １）図書館で
- ○○の資料作成 ２）材料を分類する
- ○○の資料作成 ３）・・・・
ソートを使って優先事項を目立たせる
上記のように具体的行動にまで落としたら、昇順でソート。すると行動の順番にそろいます。
モーニングリストで送ってくれるのが１リストということもあったので、仕事関連はひとつのリストで管理していました。するとチェック項目がごちゃごちゃになる・・・。なので”プロジェクト名”とか、”いつかやる”とかを項目の最初のほうに入れておく。ソートをかけると整理整頓もラクラクでした。
日付をいれると R*PADともラクラク連携
これはやっている人も多いと思いますが、check*padのチェック項目に４桁の日付を最初に書き込むと、日付順にソートできるます。このように４桁の日付を最初にいれておくと、そのままコピー＆ペーストでR*PADにリマインダーメールが送れます。日付のあとには、”0720 期限 図書館へ本を返す”というように項目を入力すると、予定と期限も区別できますよ。
すぐやること、緊急事項などはあたまに0000を入れておいて昇順でソートすると一番上にでてくるようにしていました。
今はRemenber The Milkへ
チェック項目の自由な移動、簡単なリマインダー登録。check*padとR*Padでは厳しいところがさっくり解決されるRemenber The Milkを今では中心に使っています。
でもcheck*padでやっていたような大きな行動から小さな行動へ分解するプロセスも同じようにやっています。Remenber The Milkはデフォルトでチェック項目がソートされるのもありますから。
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